De Tuchtcommissie wordt benoemd door de leden (op de algemene ledenvergadering) op voordracht van het bestuur en bestaat uit minimaal 2 en maximaal 5 personen. Het doel van de commissie is het bestuur te adviseren over situaties waarbij leden van HCN zich, individueel of als groep, op of buiten de club (vermeend) hebben ‘misdragen’. Dat betekent: gedragen in strijd met de statuten en reglementen van de KNHB en/of van onze eigen hockeyclub. Ook kan de Tuchtcommissie adviseren over situaties van (vermeend) wangedrag door mensen die zich op het terrein van HCN bevonden, ook als ze geen lid zijn van de club.

De Tuchtcommissie krijgt zaken doorgestuurd van het bestuur, bijvoorbeeld klachtbrieven van andere clubs, notities van wangedrag van de KNHB of meldingen over (frequente) rode kaarten binnen één team of bij een individuele speler. Daarnaast kan iedereen, lid of geen lid, een klacht indienen bij de Tuchtcommissie, wanneer bovenstaande situaties zich voordoen. Het is wel vereist dat de klager de situatie zelf heeft waargenomen en dat de klacht schriftelijk (e-mail) wordt ingediend, met datum, beschrijving van de situatie en de contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres) van de klager en van een getuige, die de klacht mede ondersteund.

Een klacht kan worden gemaild. Niemand anders dan de leden van de Tuchtcommissie hebben toegang tot dit e-mailadres. De Tuchtcommissie verplicht zich binnen 4 weken nadat zij met de persoon tegen wie de klacht is gericht heeft gesproken een klacht af te handelen. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. Klachten over situaties waarbij geen getuigen aanwezig waren, kunnen worden besproken, waarna wordt gekeken of ze in behandeling genomen kunnen worden. De Tuchtcommissie stelt het bestuur op de hoogte van alle klachten die binnenkomen, ook als ze niet in behandeling worden genomen.

De Tuchtcommissie kan de klager en/of de persoon tegen wie de klacht is gericht om mondelinge toelichting vragen, maar is hiertoe niet verplicht. Zeker in situaties waarbij de KNHB binnen 5 dagen na een incident een antwoord van het HCN bestuur wil, is een mondelinge toelichting meestal niet haalbaar. Na de bespreking van de klacht brengt de Tuchtcommissie het bestuur advies uit. Dit kan bestaan uit een antwoord aan de klager en eventueel een ‘maatregel’, zoals een waarschuwing, een berisping, een verbod om een of meerdere wedstrijden te spelen, een verbod tot toegang tot evenementen, een boete of een combinatie hiervan. In extreme gevallen kan ook aan het bestuur geadviseerd worden een terreinverbod op te leggen en/of een lid te royeren. Het bestuur kan algemene mededelingen doen over uitspraken van de tuchtcommissie, maar dit is dan geanonimiseerd. Het bestuur is verantwoordelijk voor de follow-up van klachten, dus voor b.v. het doorgeven van een speelverbod aan een bepaalde speler of het opvolgen van een terreinverbod. Wanneer iemand erover denkt een klacht in te dienen, maar niet zeker weet of dit een goed idee is, kan eventueel eerst met de vertrouwenscommissie overlegd worden.